Hoe zorg je dat je deelnemers op tijd terug zijn?

Dat is spannend! Je organiseert een rally waarbij alle deelnemers tegelijkertijd starten. Maar je wil ze ook nagenoeg tegelijkertijd weer terug bij de finish zien. Hoe pak je dat aan? 

Samen uit, samen thuis!

Stel je voor: je hebt je rally of toertocht tot in de puntjes voorbereid. De catering staat klaar en er is een VIP om de prijzen uit te reiken. En dan als de finishtijd verstreken is, is het merendeel van de deelnemers nog niet terug. 

Dit doemscenario is mij ooit overkomen. En ik nam me voor om dit nooit, maar dan ook nooit meer te laten gebeuren. De oplossing bleek verrrassend simpel!

Beloon op tijd en bestraf te laat!

Bij een goed spel horen duidelijke spelregels. We voerden de volgende spelregels in:

• te vroeg komen: strafpunten
• gewenste tijd: geen strafpunten
• te laat komen: strafpunten

Heldere communicatie

Bij deze opzet hoort een duidelijke communicatie. Vooraf en tijdens jouw evenement.

Communicatie vooraf

Hiervoor gebruik je het Rule Book. In het Rule Book geef je duidelijk de gewenste aankomsttijden door. Een voorbeeld kan zijn:

• aankomst voor 14:00 - 100 strafpunten
• aankomst tussen 14:01 en 14:15: 25 strafpunten
• aankomst tussen 14:16 en 14:30: 25 punten
• aankomst na 14:31: 10 strafpunten per minuut te laat

Benadruk dit ook in je Driver's Briefing en benoem dat het 'samen uit, samen thuis'-gevoel. Iedereen heeft bij aankomst een adrenaline en iedereen wil zijn ervaringen delen. Daar zit ook de meerwaarde van jouw team building of netwerk event.

Met de Connection Game kunnen we je bovendien ondersteunen door na een bepaald tijdstip alle hot spots, behalve de finish te verbergen. Daarmee voorkom je ook dat deelnemers stiekem de extra tijd gebruiken om punten te scoren.

Communicatie tijdens het evenement

Als spelleider hou je tijdens het evenement toezicht op de deelnemers: waar zitten ze? Hou de globale rijafstand naar de finish in de gaten. Je ziet op het live dashboard de laatst bekende actuele positie.

Halverwege de tijd kun je een bericht naar alle deelnemers uitsturen hoeveel rijtijd er nog beschikbaar is. En als je ziet dat er individuele teams wel erg ver lijken afgedwaald kun je die individueel vragen om richting de finish te rijden.

De resultaten

De resultaten van deze eenvoudige spelregels waren spektaculair! Zelfs bij een groot internationaal evenement als de 24 uur Waterstof Challenge bleken we in staat om meer dan 95% van de deelnemers op tijd terug te laten keren. 

Te laat binnenkomen is niet te vermijden, niemand heeft het verkeer in de hand. Maar met goede spelregels is het goed te managen.

Jij zit aan het stuur

Als spelleider geven we jou de knoppen waar je aan kunt draaien: de interval van aankomsttijden en de hoeveelheid strafpunten die je geeft. Daarnaast maken we goede communicatie mogelijk met ons sjabloon voor het Rule Book en de communicatie tools via het Spelleiders Dashboard.